Pasa en un negocio pequeño más de lo que nadie planea. Alguien avisa que se va, o simplemente no vuelve, y la persona que llevaba tu marketing ya no está. Las publicaciones no son el primer problema. El primer problema es que las llaves pueden estar en su bolsillo.
Esta guía cubre las primeras dos semanas: la primera es para recuperar el control, la segunda para lo que no puede esperar.
Semana uno: toma el control de cada cuenta
Empieza por quién es dueño, no por el contenido. Para cada cuenta, responde una pregunta: ¿está a nombre de la empresa o a nombre de una persona?
La ayuda de Google explica los roles de un perfil de negocio. Los propietarios tienen control total y pueden agregar o quitar usuarios. Los administradores pueden hacer casi todo lo demás, pero no agregar ni quitar usuarios. Si quien se va es el propietario principal, Google tiene un proceso para transferir la propiedad principal, y un propietario o administrador recién agregado no puede eliminar el perfil, quitar usuarios ni transferir la propiedad principal durante los primeros siete días. Por eso conviene agregarte pronto.
En Meta es parecido: solo quien tiene control total del portafolio comercial puede agregar personas. Meta recomienda que más de una persona tenga control total, para que el negocio siga funcionando si alguien se va.
En Search Console, solo los propietarios pueden agregar o quitar usuarios, y quitar a una persona no cancela los tokens de verificación que dejó en el sitio. La ayuda de Google indica que hay que borrarlos también, o esa persona podría volver a verificarse.
Usa esta tabla el primer día:
| Cuenta | Quién debe ser dueño | Qué revisar hoy |
|---|---|---|
| Perfil de Google | Tú, con el correo de la empresa | Propietarios y administradores; invitaciones pendientes |
| Portafolio comercial de Meta y página de Facebook | Dos personas con control total | Quién tiene control total; cuentas de anuncios conectadas |
| Cuentas de anuncios (Google, Meta) | La empresa, con un método de pago que tú controlas | Campañas activas y presupuestos diarios |
| Search Console y analítica | Tú, como propietario verificado | Lista de usuarios; tokens de verificación viejos |
| Sitio web, dominio y hosting | El correo de la empresa | Quién puede entrar; cuándo se renueva el dominio |
| Correo y herramientas de programación | El correo de la empresa | Envíos y publicaciones programadas |
Si una cuenta está solo a su nombre, pídelo con amabilidad y rápido. La mayoría de las personas que se van en buenos términos ayuda si se lo pides en los primeros días, antes de que termine su acceso.
Semana uno: detén lo que sigue gastando
Las campañas no se detienen porque alguien renunció. Abre cada cuenta de anuncios y mira qué está activo. Para cada campaña decide a propósito: dejarla, pausarla o cambiar el presupuesto. Una oferta que ya terminó no debería estar pagando clics.
Semana dos: cubre lo que no puede esperar
Con los accesos seguros, haz una lista corta de lo que tiene reloj:
- Reseñas. Las nuevas necesitan respuesta, y una sin responder se lee como silencio para el siguiente cliente.
- Mensajes. Las preguntas que llegan por el perfil, Facebook o Instagram.
- Horarios. Los horarios de feriados o cierres por tormenta tienen que llegar a tu perfil de Google.
- Lo programado. Publicaciones y correos en cola para fechas en las que tu negocio quizá ya cambió.
Una regla simple: lo que un cliente puede ver esta semana se cubre esta semana. Un rediseño, una campaña nueva o un plan de contenido pueden esperar.
No pierdas las tres cosas que desaparecen juntas
Cuando una entrega sale mal, los accesos, la voz de la marca y el calendario suelen perderse a la vez. Los accesos ya los aseguraste. Para la voz, pide a quien se va cinco publicaciones de las que se siente orgulloso y dos respuestas a reseñas que suenen exactamente como el negocio. Para el calendario, pregunta qué estaba planeado para los próximos 60 días y por qué.
Si la persona no se fue sino que sale de licencia, esta guía sobre cómo cubrir el marketing durante una licencia tiene la misma lógica, con fecha de regreso.
Luego decide quién lleva el trabajo
Hay tres opciones comunes: repartirlo en el equipo, contratar a alguien temporal o traer un equipo externo por un plazo fijo. La respuesta correcta depende de cuántos canales tienen que seguir funcionando. Elijas lo que elijas, deja las cuentas a nombre de la empresa y que una persona de tu lado apruebe el trabajo.
Qué decirles a tus clientes
No necesitas un anuncio, pero sí un plan de lo que ve un cliente. Si los mensajes se van a contestar más despacio unos días, dilo en tu respuesta automática. Si la persona que se fue dejó programada una publicación o una promoción, léela antes de que salga. Y mantén el mismo tono: los clientes notan cuando la voz de un negocio cambia de golpe.
También ayuda decirle a tu equipo a quién reenviar las preguntas. Quien ve una reseña o un mensaje y no sabe quién se encarga suele dejarlo para después, y así pasa una semana.
Anota, aunque sea en una sola página, lo que aprendiste en estas dos semanas: qué cuentas estaban a nombre de quién, qué estaba corriendo y qué decidiste. Esa página se vuelve el comienzo de tu lista de entrega, y el próximo cambio en tu equipo será más fácil.
Preguntas antes de entregar tu marketing a alguien nuevo
- ¿Las cuentas quedan a nombre de mi empresa todo el tiempo?
- ¿Cómo vas a aprender nuestra voz antes de publicar algo?
- ¿Quién aprueba cada pieza de nuestro lado?
- ¿Qué recibimos por escrito cuando termine el trabajo?
- ¿Qué pasa en la última semana: hay una llamada de entrega?
En pocas palabras
Cuando renuncia quien lleva tu marketing, asegura primero las cuentas: perfil de Google, Meta, Search Console, anuncios y sitio web. Pausa o confirma cada campaña que esté gastando. En la semana dos, cubre reseñas, mensajes y horarios. Guarda la voz y el calendario antes de que se vaya. Después elige quién lleva el trabajo.
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