"Todavía falta. Lo hago en enero." Casi toda oficina de impuestos lo dice, y enero es el peor momento para hacerlo. El teléfono suena todo el día, hay clientes en la sala y nadie tiene una hora para reescribir una página.
Octubre es tranquilo. Por eso conviene dejar listas las primeras cosas ahora.
Lo que ya se está moviendo
El IRS dice que todos los PTIN vencen el 31 de diciembre de cada año y que la renovación abre a mediados de octubre para el año siguiente. Ese es el calendario del preparador. El de tus clientes empieza antes de lo que crees: comparan oficinas, miran quién habla su idioma y buscan cómo agendar mucho antes de enero.
Qué dejar listo primero en tu sitio web
Empieza por lo que el cliente usa antes de llamar.
| Lo que el cliente pregunta | Dónde va la respuesta |
|---|---|
| "¿Qué tipo de declaraciones preparan?" | Una página de servicios en palabras claras |
| "¿Hablan español?" | La parte de arriba del sitio y la página de servicios |
| "¿Qué debo llevar?" | Una lista corta en su propia página |
| "¿Cómo agendo?" | Un botón visible y el teléfono en cada página |
| "¿Cuándo atienden en esta temporada?" | El horario, y el mismo horario en tu perfil de Google |
| "¿Puedo confiar en ustedes?" | Tus credenciales, descritas exactamente como son |
Servicios en palabras claras
Escribe lo que haces como lo diría un cliente. La ayuda de Google para servicios dice que puedes agruparlos en categorías y añadir descripciones. Haz lo mismo en el sitio: qué incluye, para quién es y qué pasa después.
Qué traer
Es la página que más llamadas te ahorra. Una lista corta, igual cada temporada, con una nota de que confirmarás cualquier detalle específico en la cita.
Citas
Quien decide de noche debería poder agendar de noche. Un formulario que manda un correo que nadie lee es peor que no tener formulario. Decide quién revisa las solicitudes y con qué rapidez, y dilo en la página.
Credenciales
El IRS describe su Annual Filing Season Program como un programa voluntario para preparadores que no son abogados, CPA ni agentes inscritos. Si tienes una credencial, descríbela exactamente. No afirmes una que no tienes. Los visitantes pueden comprobarlo en las páginas del IRS.
Un plan realista para octubre
No tienes que hacerlo todo de una vez. Este orden le sirve a una oficina ocupada:
- Primera semana: abre tu sitio en el celular y anota lo que un cliente nuevo no encuentra. Revisa que tu nombre, teléfono y dirección sean iguales en el sitio y en tu perfil de Google.
- Segunda semana: reescribe la página de servicios en palabras claras y agrega los idiomas que hablas.
- Tercera semana: escribe la página de qué traer y decide cómo funcionarán las citas y quién contesta las solicitudes.
- Cuarta semana: pon el horario de temporada en el sitio y en tu perfil, y léelo todo una vez más como lo haría un desconocido.
Si algo tarda más, está bien. Lo importante es que lo básico quede hecho antes de la primera semana de mucho trabajo, no durante ella.
De dónde salen las preguntas
El mejor material para estas páginas es lo que tus clientes preguntaron la temporada pasada. Si no anotaste esas preguntas, empieza ahora: lleva una nota en el celular y agrega cada pregunta nueva cuando llegue. En un mes tendrás una lista mejor que cualquier plantilla. Cada pregunta es una objeción o una duda, y cada una merece una respuesta en el sitio, en el perfil o en una respuesta a una reseña.
Errores que vemos seguido en sitios de oficinas de impuestos
- Una página de servicios que lista formularios pero nunca dice para quién es el servicio.
- Ninguna mención de los idiomas, aunque la mayoría de las llamadas son en dos.
- Un formulario de citas sin nadie asignado para contestarlo.
- Un horario en el sitio que no coincide con el perfil de Google.
- Promesas sobre reembolsos, que un sitio nunca debe hacer.
Lo que el sitio nunca debe prometer
Nada de "el reembolso más grande". Nada de "garantizado". El sitio describe el servicio y el proceso. Para dudas legales o de impuestos, los visitantes deben hablar con un profesional sobre su situación.
Mantenlo al paso de la temporada
Un sitio hecho en octubre no queda terminado en octubre. El horario cambia en marzo, las preguntas cambian cada año y las preguntas de la temporada pasada son el mejor material para las páginas de esta. Anótalas en abril, mientras las recuerdas.
La IA puede redactar una página en un minuto. No conoce tu oficina, tus idiomas ni lo que te preguntó un cliente el martes pasado. Alguien tiene que leerla antes de publicarla.
Preguntas para quien se ofrezca a crear o actualizar tu sitio
- ¿Vas a conocer cómo funciona mi oficina y qué preguntan mis clientes antes de escribir algo?
- ¿Quién escribe el texto y quién revisa las credenciales y la redacción?
- ¿Cómo funcionarán las citas y quién recibe las solicitudes?
- ¿Cómo se actualizará el sitio durante y después de la temporada?
- ¿El dominio y las cuentas se quedan a mi nombre?
En pocas palabras
Deja listo ahora lo que el cliente usa primero: servicios, idiomas, citas, qué traer y horario. Describe el proceso y nunca un reembolso. Y mantenlo al día durante la temporada.
Para ver qué muestra tu sitio a un cliente nuevo hoy, solicita una auditoría o conoce nuestro servicio de sitios web.